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Was bedeutet Fibu-im-Nu?

FiBu-im-Nu ist Vorreiter im Bereich des digitalen Belegwesens. Das System ermöglicht eine qualitativ hochwertige und aktuelle Buchhaltung durch den Steuerberater, ohne dass die Originalbelege Ihre Firma verlassen müssen. Die Belege werden eingescannt/gefaxt und danach direkt in unsere Kanzlei übertragen. Unter Einhaltung größter Sicherheitsstandards – garantiert durch die DATEV eG. Sowohl bei den Funktionen als auch im Bereich der Auswertungen kann das System an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Vorhandene Datenbestände können problemlos importiert werden.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu

Wie erfolgt der Wechsel zu Fibu-im-Nu?

Wir stellen Ihnen die notwendige Software zur Verfügung und installieren diese auf Ihrem Rechner. Die bereits bestehenden Datenbestände übernehmen wir in unser System per Datenimport. Damit ist der Wechsel für Sie unproblematisch und jederzeit möglich.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu

Was ist Unternehmen-Online?

Das Paket „Unternehmen Online“ enthält folgende Online-Anwendungen:

Finanzbuchhaltung

• Kassenbuch
• Rechnungsausgangsbuch / Rechnungseingangsbuch
• Rechnungsschreibung
• Belegverwaltung

Lohn & Gehalt

• Lohndaten Vorerfassung

Auskunft & Service

• Auswertungen
• Bankinfo
• Zahlungsverkehr
• Institutionen

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu

Welche Vorteile bringt die Rechnungsschreibung Online?

Das Programm dient zur Erstellung von Ausgangsrechnungen und Gutschriften für kleinere Unternehmen. Auswertungen informieren Sie über den aktuellen Stand der offenen und bezahlten Rechnungen. Die Rechnungen werden über die Anwendung Rechnungsausgangsbuch online an die Finanzbuchführung weitergegeben.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Was leistet das Kassenbuch Online?

Diese Lösung ermöglicht die Kassenbuchführung einfach, ordnungsgemäß, revisionssicher und effizient zu gestalten.

Die Kassenein- und -auszahlungen eines Tages werden online erfasst, die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung wird sichergestellt. Kassenfehleingaben werden erkannt und damit verhindert. Zahlungen können mit einem elektronischen Rechnungsbeleg verknüpft werden und stehen für die Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung.

Für Filialbetriebe oder Firmen mit mehreren Niederlassungen/Betriebsstätten besteht ein einheitliches Portal zum Führen der verschiedenen Kassenbücher.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu

Ist ein wöchentlicher Buchungsrhythmus sinnvoll?

Je nach Vereinbarung liegen Ihnen in regelmäßigen Abständen (monatlich, wöchentlich oder täglich) die aktuellen Auswertungen online vor: Z.B. Fälligkeits- und Offene-Posten-Listen, aktuelle Umsatzentwicklung, Top-Kunden, Top-Lieferanten, BWA, Kontenblätter etc. Gerade diese Aktualität erlaubt es, Zahlungsverkehr und Mahnwesen in die Buchhaltung zu integrieren.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Welche Auskünfte sind unter Auswertungen Online zu erwarten?

Mit dieser Online-Anwendung haben Sie jederzeit, von jedem Ort aus, sofortigen Zugriff auf alle Daten Ihres Unternehmens. Sämtliche Informationen des betrieblichen Rechnungswesens einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung können sie einfach und sicher über das Internet abfragen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und wird durch den DATEV-Sicherheitsbereich geschützt.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Was leistet der Zahlungsverkehr Online?

Mit Zahlungsverkehr Online können Sie Zahlungsaufträge und -belege erstellen. Im Programm hinterlegte Stammdaten helfen den Zahlungsverkehr einfach zu gestalten.

Die in den Programmen Rechnungseingangsbuch / Rechnungsausgangsbuch Online erfassten Rechnungen können direkt in das Programm Zahlungsverkehr Online übernommen und an die Bank weitergeleitet werden. Die Erstellung von Lohn- Zahlungsaufträgen ist ebenfalls möglich.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Welche Unterlagen werden für die Lohnabrechnungen benötigt?

• Lohnsteuerkarten
• Kopie der Lohnabrechnungen
• Lohnkonto oder Personalstammblatt
• Überweisungsjournal sowie Beitragsnachweise KK
• Firmenstammdaten (lt. Erfassungsbogen)

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Ist die bundesweite Betreuung tatsächlich unproblematisch?

Da die Aufbereitung der Buchhaltung komplett digitalisiert abläuft und der Belegtransport entfällt, müssen Sie auch nicht in unserer Nähe ansässig sein.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu

Ist das Rechnungsausgangsbuch / Rechnungseingangsbuch Online eine geeignete Form der Führung von Büchern?

Die Anwendung ermöglicht bei Bedarf die Online-Erfassung der Ein- und Ausgangsrechnungen sowie die Bereitstellung der Daten für die Finanzbuchführung, fall Sie bisher mit keiner Fakturierungssoftware arbeiten.

Unsere Lösung gewährleistet die Beachtung der handelsrechtlich gebotenen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).

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Sind die Daten im elektronischen Belegarchiv wirklich sicher und jederzeit abrufbar?

Sämtliche Daten sowie der Belegarchiv befinden sich nicht nur auf Ihrem Rechner, sondern auch auf dem Server der DATEV. Dort werden diese regelmäßig gesichert und in einem jederzeit abrufbaren Zustand gehalten.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

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Scannen und Speichern der Belege in Belegverwaltung online

Über die beiden folgenden Wege können Sie Belege an das Fibu-im-Nu Rechenzentrum übermitteln:

1. Belegtransfer

Mit dem kostenlosen Programm Belegtransfer kann das Speichern von gescannten Belegen in Belegverwaltung online automatisiert werden. Das Programm Belegtransfer wird von uns installiert und verfügt über einen Überwachungsmodus, der neu eingescannte Belege in von Ihnen ausgewählten Verzeichnissen automatisch in Belegverwaltung online speichert. Alternativ können die eingescannten Belege aus den ausgewählten Verzeichnissen zu von Ihnen festgelegten Zeiten übertragen werden.

Tipp
Legen Sie für jeden Belegtyp ein eigenes Verzeichnis an, da so auch die Zuordnung zum Belegtyp automatisch erfolgen kann.

Wichtig: Ein automatischer Upload findet nur statt, wenn die Smart-Card gesteckt und aktiviert wurde!

2. Manuelles Hochladen

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie den entsprechenden Mandantenbestand und wählen Sie Belege |
Neuen Beleg hinzufügen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie auf Ihrem Rechner das Verzeichnis, in dem der Beleg als Datei gespeichert ist. Über das Auswahlfeld Belegtyp können Sie die Belege einem Belegtyp zuordnen.
3. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche +, um weitere Belegdateien zu übernehmen.
4. Wenn Sie die Auswahl abgeschlossen haben, bestätigen Sie mit Übernehmen.

Tipp
Wenn Sie mehrere Belege vor dem Hochladen in einer ZIP-Datei zusammenfassen, müssen Sie nicht jede Belegdatei einzeln auswählen, sondern können sie gesammelt in der ZIP-Datei hochladen.

Bitte beachten Sie
Die Belege innerhalb einer ZIP-Datei sollten alle vom gleichen Belegtyp sein, damit gleich beim Hochladen allen Belegen in der ZIP-Datei der korrekte Belegtyp zugewiesen werden kann.

Kategorie: Technische Fragen und Hinweise

Entfällt das Sortieren und Transportieren der Belege in jedem Fall?

Mit Ihrem Dokumentenscanner sowie der installierten Software scannen Sie Ihre Belege ein und übermitteln diese automatisch an uns. Das geht genauso beim Faxen und sorgt dafür, dass das aufwendige Sortieren der Belege in „Pendelordner“ und der Transport zum Steuerberater entfallen. Da gleichzeitig eine elektronische Übermittlung Ihrer Banktransferdaten erfolgt, verfügen wir jederzeit über den erforderlichen Datenbestand.

Wichtiger Hinweis: Durch FiBu-im-Nu erübrigt sich nicht die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Originalbeleges (im Regelfall 10 Jahre).

Kategorie: Technische Fragen und Hinweise

Welche Vorteile bringt die Rechnungsschreibung Online?

Das Programm dient zur Erstellung von Ausgangsrechnungen und Gutschriften für kleinere Unternehmen. Auswertungen informieren Sie über den aktuellen Stand der offenen und bezahlten Rechnungen. Die Rechnungen werden über die Anwendung Rechnungsausgangsbuch online an die Finanzbuchführung weitergegeben.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Ist ein wöchentlicher Buchungsrhythmus sinnvoll?

Je nach Vereinbarung liegen Ihnen in regelmäßigen Abständen (monatlich, wöchentlich oder täglich) die aktuellen Auswertungen online vor: Z.B. Fälligkeits- und Offene-Posten-Listen, aktuelle Umsatzentwicklung, Top-Kunden, Top-Lieferanten, BWA, Kontenblätter etc. Gerade diese Aktualität erlaubt es, Zahlungsverkehr und Mahnwesen in die Buchhaltung zu integrieren.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Welche Auskünfte sind unter Auswertungen Online zu erwarten?

Mit dieser Online-Anwendung haben Sie jederzeit, von jedem Ort aus, sofortigen Zugriff auf alle Daten Ihres Unternehmens. Sämtliche Informationen des betrieblichen Rechnungswesens einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnung können sie einfach und sicher über das Internet abfragen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und wird durch den DATEV-Sicherheitsbereich geschützt.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Was leistet der Zahlungsverkehr Online?

Mit Zahlungsverkehr Online können Sie Zahlungsaufträge und -belege erstellen. Im Programm hinterlegte Stammdaten helfen den Zahlungsverkehr einfach zu gestalten.

Die in den Programmen Rechnungseingangsbuch / Rechnungsausgangsbuch Online erfassten Rechnungen können direkt in das Programm Zahlungsverkehr Online übernommen und an die Bank weitergeleitet werden. Die Erstellung von Lohn- Zahlungsaufträgen ist ebenfalls möglich.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Welche Unterlagen werden für die Lohnabrechnungen benötigt?

• Lohnsteuerkarten
• Kopie der Lohnabrechnungen
• Lohnkonto oder Personalstammblatt
• Überweisungsjournal sowie Beitragsnachweise KK
• Firmenstammdaten (lt. Erfassungsbogen)

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Ist das Rechnungsausgangsbuch / Rechnungseingangsbuch Online eine geeignete Form der Führung von Büchern?

Die Anwendung ermöglicht bei Bedarf die Online-Erfassung der Ein- und Ausgangsrechnungen sowie die Bereitstellung der Daten für die Finanzbuchführung, fall Sie bisher mit keiner Fakturierungssoftware arbeiten.

Unsere Lösung gewährleistet die Beachtung der handelsrechtlich gebotenen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Sind die Daten im elektronischen Belegarchiv wirklich sicher und jederzeit abrufbar?

Sämtliche Daten sowie der Belegarchiv befinden sich nicht nur auf Ihrem Rechner, sondern auch auf dem Server der DATEV. Dort werden diese regelmäßig gesichert und in einem jederzeit abrufbaren Zustand gehalten.

Kategorie: Fragen zu Fibu-im-Nu, Technische Fragen und Hinweise

Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt werden? Ist diese Lösung für jeden geeignet?

 

Faxen der Belege

Für die Übermittlung der Belege per Fax ist es ausreichend, wenn Ihr Faxgerät die eigene Rufnummer sendet (sog. Clip-Funktion)

Scannen der Belege

Aufgrund des Datenvolumens ist ein DSL-Anschluss empfehlenswert.

Um die Scan-Variante nutzen zu können, benötigen Sie eine Sicherheitssoftware und eine Smart-Card (USB-Stick), mit der Sie in Ihr Unternehmen online gelangen und die wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen. Folgende Voraussetzungen sind notwendig

 

• Betriebssystem Windows 2000 SP 4, Windows XP SP 2 oder Windows Vista
• Internet Explorer
• Internet-Zugang

Den Programmumfang des Online-Bereiches gestalten wir in Absprache mit Ihnen nach Ihren individuellen Bedürfnissen.

Scannerkonfiguration

In der Scanner-Software sollten Dateityp, Modus und Auflösung so gewählt werden, dass eine möglichst kleine und trotzdem gut lesbare Datei erstellt wird.

Unsere Empfehlung für das Scannen von Belegen:

• Dateityp: TIF/TIFF
• Modus: schwarz-weiß
• Auflösung: 300 dpi
• Pro Dokument eine separate Datei (Single-TIFF-Funktion)

Tipp
Manche Scanner können mehrseitige Dokumente automatisch in einer Datei speichern (Multipage-TIFF), wenn am Anfang und Ende des Dokuments jeweils ein Trennblatt eingefügt wird. Das manuelle Heften der Belege in Belegverwaltung online oder in der Belegübersicht in Kanzlei - Rechnungswesen entfällt dadurch.

Sollten Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gemeinsam mit unserem Systempartner gerne zur Verfügung.

Kategorie: Technische Fragen und Hinweise

Muss ich meine Originalbelege weiterhin aufheben, auch wenn die Daten elektronisch archiviert sind?

Trotz des elektronischen Belegarchivs sind die Belege entsprechend den gesetzlichen Vorgaben wie gewohnt aufzubewahren. Durch unser Belegarchiv entfällt für Sie jedoch das aufwendige Sortieren und Abheften der Belege.

Kategorie: Technische Fragen und Hinweise

Beschleunigt die Lodas-Vorerfassung Online (Lohndaten Vorerfassung) den Datenaustausch mit der Kanzlei?

Die Lösung ermöglicht die Erfassung der wichtigsten Personaldaten, die für die Lohnabrechnung benötigt werden. Anschließend werden die Daten an unsere Kanzlei zur Erstellung der Gehaltsabrechnungen übertragen. Für diese Vorerfassung sind Ihrerseits keine Vorkenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich. Die Vorerfassung beschleunigt die Lohnabrechnung und gewährleistet eine reibungslose Bearbeitung.

Kategorie: Technische Fragen und Hinweise